【電話対応の基本】掛け方・受け方・折り返し方…転職活動のシーン別トーク例│#タウンワークマガジン
人事 :今回は丁寧にご連絡いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。 あなた :こちらこそ、急なご連絡にも関わらずご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。 <解説> 面接に限らず、インターンシップや会社説明会など、一度確定させた日程をキャンセルする場合のポイントは以下の2点です。 お詫びの気持ちを込めて話すこと キャンセル理由を説明すること 人事によってはキャンセル理由を聞かない場合もあり得ますので、今回の会話例のように 望まないキャンセル の場合は、別日程での機会を得るために、自分からキャンセル理由を伝えることを推奨します(下記例)。 " あなた :○○大学の○○〇〇です。私が参加予定の○月○日〇時の一次面接の件について、会社説明会のエントリー後に、どうしても外せない大学の講義が同日の同じ時間帯に入りまして…そちらを優先せざるを得なくなったため、 選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました " 最後の「選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました」は、「一次面接の日程を別日程で再調整いただきたくご連絡差し上げました」と言い換えても大丈夫です(選考を受け続けたい意思が相手に伝わりやすくなります)。 2. 遅刻連絡をする場合の電話マナー あなた :○○大学の○○〇〇と申します。本日〇時より実施予定の会社説明会についてお伝えしたいことがありまして、人事部〇〇課の〇〇〇〇様はいらっしゃいますでしょうか? 【電話の受け方のマナー】就活で使える例文やNGな言動を紹介 | 就活の未来. 先方 :人事部〇〇課の〇〇ですね。少々お待ちいただけますでしょうか。 あなた :はい、承知いたしました。 人事 :お電話代わりました、〇〇です。 あなた :○○大学の○○〇〇です。本日〇時より実施予定の会社説明会に参加予定なのですが、大変申し訳ございません。電車遅延により到着が15分程度遅れる見込みなのですが、このまま会場に向かってもよろしいでしょうか? 人事 :はい、大丈夫です。そのまま会場にお越しいただけますでしょうか。会場の扉は閉まっていると思いますが、入り口に弊社のスタッフが立っておりますので、その者に話しかけていただければ会場に入れます。30分までの遅刻であれば問題ありません。急ぎ過ぎて怪我などをなさらぬように、ゆっくりとお越しください。 あなた :ありがとうございます! それでは失礼いたします。 遅刻連絡をする場合のポイントは以下の3点です。 お詫びの気持ちを込めて話すこと 遅刻理由を説明すること 到着見込みの時間を伝えること また、「遅刻しそうなことが分かったらすぐに連絡をすること」も重要です。遅刻する時点で自分の評価はマイナスになりますが、遅刻連絡が早ければ早いほど、先方への迷惑(負担)を軽くすることができます。 これは余談ですが、 「自分はもうダメかもしれないが、そんなことに構わずに相手のためを思って行動する姿勢」は分かる人事には分かるものです。遅刻という状況によって垣間見えたあなたの人間性が高く評価されることもあるでしょうから、それを信じて誠実な行動を続けることを推奨します。 まとめ:就活の電話マナーは、なぜ必要なのか?
【電話の受け方のマナー】就活で使える例文やNgな言動を紹介 | 就活の未来
内定連絡の電話に出られなかった場合の対応法 内定連絡は、いつ来るか分からないもの。 移動中や講義中、バイト中など、 電話にどうしても出られない状況ってありますよね。 電話番号が分かっているのであれば掛け直せますが、 それでも時間帯など気をつけるべき点がありますし、 多くの場合、非通知でかかってくる傾向にあります。 電話を取り逃がしてしまった際の対応方について、 状況別に解説します。 2-1. 電話番号が分かっている場合 番号が分かっている場合には、 折り返しの電話をしましょう。 ただし、何時でも良いというわけではありません。 就業直後の時間帯や、お昼の時間帯、 業務終了間際の夕方の時間帯は避け、 10〜11時半 の間、または 14〜16時半 の間にかけるようにしましょう。 その際には、 「 〜大学の〜です。 先ほどお電話をいただいておりましたので、 折り返しのご連絡をさせていただきました。 」 という回答がスムーズです。 2-2. 電話番号が分からない場合 内定連絡は、多くの場合非通知でかかってきます。 というのも、不合格だった場合、 学生側からその理由を根掘り葉掘り聞き返されても、困ってしまいますしね。 非通知は折り返しかけた方が良い? 就活生が知っておくべき対処法 このような場合、もちろん掛け直すことはできませんし、 電話に出られなかったからといって、不合格になるわけでもありません。 またそのうち企業から電話がかかってきますので、 焦らずに待ちましょう。 3. 電話の受け答え方 ①内定承諾の場合 では人事の方から「面接の結果」の連絡がかかってきました。 具体的にはどのように受け答えをすればいいのでしょうか? ・内定承諾の答え方 ・内定保留の答え方 ・内定辞退の答え方 の3パターンに分けて、解説していきます。 まずは、内定承諾の場合です。 内定を承諾する場合は、 下記の流れで話を構成するといいでしょう。 1. お礼 2. 承諾 3. 入社の意欲 4. 今後の予定の確認 では具体的なトークスクリプトを確認していきます。 「 ご連絡、ありがとうございます。 」 (1. お礼) 「 ぜひ御社に入社したいと考えております。 」 (2. 承諾) 「 入社日までにしっかりと準備をし、早くから活躍できるようにしたいです。 」 (3. 入社の意欲) 「 今後はどのような流れで進めていけば良いでしょうか?
」 (4. 今後の予定の確認) と内定後の流れをその場で確認しておくと、 しっかりと手続きを行うことができますし、 人事の方にもスマートな印象を与えることができますね。 具体的には、 ・書類(内定承諾書など)の返送先・期限 ・入社までにやっておくべきこと(資格など) ・今後のスケジュール ・入社までの連絡先 などが聞けると良いでしょう。 また、これは補足になりますが、 内定承諾後は「 内定承諾書」が郵送で送られくるはずです。 以下の3点に注意し、再送するようにしましょう。 ・重要な書類なので記入後コピーを取っておく ・添え状をつけておく、クリアファイルに入れる ・ミスをチェック ◯重要な書類なので完成後コピーを取っておく 内定承諾書にはサインと印鑑を押したりしますので、重要な書類になります。 なので、入社後に不都合があった場合などに規定を自分でも確認できるよう、 完成後のコピーをとって保管しておきましょう。 ◯添え状をつけ、クリアファイルに入れる 添え状とは、封筒に何がどれだけ入っているかを記載しするものです。 それを作って同封することが、社会人としてのマナーになります。 また郵送の場合は封筒にそのまま入れてしまうと、 到着する頃にはくしゃくしゃになってしまうことがあるので、 必ずクリアファイルに入れ、それごと封をするといいでしょう。 添え状って聞いたことありますか? 必要性とその書き方 ◯ミスをチェック 送る前に誤字脱字等はないか、住所や日付は間違っていないか、など 送り直しなどならないように、しっかりとミスをチェックしておきましょう 4. 電話の受け答え方 ②内定保留の場合 内定を保留にする場合は、 下記の流れで話を構成するといいでしょう。 1. 保留の旨 3. その理由 4. 期限の提示 ではトークスクリプトを参考にしてみてください。 「 今回はご連絡ありがとうございます。 」 (1. お礼) 「 いますぐにでもお返事をさせていただきたいのですが、選考の結果待ちの他の企業もあり、その結果をみて慎重に判断させていただきたいと思っております。 」 (2. 保留の旨)(3. その理由) 「 つきましては〜月〜日までには結論のご連絡させていただきたいと思うのですが、可能でしょうか? 」 (4. 期限の提示) 内定を保留するケースに関しては、 「なぜ内定を保留にしたいのか」 という 正当な理由 と、 具体的な返答の期限 を伝えることがマナーです。 返答の期限を与えることで、相手も次のアクションがしやすくなりますし、 自分の中でも区切りをつけることができますからね。 就活の内定を保留したい。どうしたらいい?